Miesięczne archiwum: wrzesień 2013

Zaliczki dodatkowe

Obsługa programu,

Zaliczki dodatkowe umożliwiają wprowadzenie zaliczek w wielu walutach do delegacji, np. w przypadku kiedy delegowany dostał zaliczki w rublach, euro i złotówkach.

Sposób działania jest taki, że tak jak do tej pory – wprowadzamy zaliczkę w PLN i w walucie, a gdy w grę wchodzi więcej zaliczek w innych walutach to wtedy używamy opcji zaliczki dodatkowe.

Ze względu na ograniczoną ilość miejsca w oknach delegacji – zaliczki dodatkowe (może ich być dowolna ilość) – schowane są pod przyciskiem „Zaliczki dodatkowe”.
zaliczniki_dodatkowe

Po wciśnięciu klawisza  Dodatkowe zaliczki wyświetli nam się lista zaliczek „podpiętych” do danej delegacji:

zaliczki_dodatkowe_listaU

Używając klawiszy Dodaj, Usuń, Edytuj – wykonujemy operacje na zaliczkach walutowych w ramach aktualnie edytowanej delegacji. Po wciśnięciu klawisza dodaj widzimy okienko:

zaliczki_dodatkowe_detail

Wprowadzamy tutaj walutę dodatkowej zaliczki, wprowadzamy kurs, bądź pobieramy kurs z internetu.

UWAGA –  na wydrukach rozliczeń (poza szczegółowym rozliczeniem delegacji wielokrotnej), suma zaliczek dodatkowych jest prezentowana w postaci przeliczonej na PLN.

 

 

 

Delegacja wielokrotna – rozliczenie części zagranicznej – zakładka „Rozliczenie część zagraniczna”

Delegacje wieloktrotne, Rozliczanie delegacji, Rozliczanie wielokrotnych, ,

Rozliczenie delegacji

Rozliczenie delegacji wielokrotnej – część zagraniczna – zakładka Rozliczenie część zagraniczna.

Zakładka służy do odnotowania kosztów delegacji i  wygląda w następujący sposób:

Delegacja

Rozliczenie delegacji

Okno składa się z 2 części

[1] Wyliczony na podstawie danych wprowadzonych w zakładce Dane podstawowe  czas trwania delegacji oraz wynikająca z niego ilość diet oraz noclegów.

Bardzo ważnym elementem tej części okna jest przycisk przycisk_wylicz_dietyten przycisk musimy zawsze uruchomić aby wyliczyć ewentualne należności z tytułu diet dla pracownika – skutek działania przycisku obserwujemy w części [2] okna.

[2] – Druga część okna to 4 zakładki

1. Diety

zakładka_diety

Zakładka jest interpretacją zapisów rozporządzenia dotyczących delegacji zagranicznej. Zacznijmy od wyżywienia. Przykładem niech będzie delegacja do Niemiec (dieta 49,00 EUR) gdzie delegowanemu (dla czytelności przykładu) przysługuje 1 dieta (czyli 49,00 EUR). Jeśli nie zapewniliśmy pracownikowi wyżywienia to przysługuje pełna dieta. Zdarza się jednak tak, ze pracownikowi zapewniliśmy całodzienne wyżywienie. Rozporządzenie mówi, że w takim wypadku pracownikowi przysługuje 25% diety – w programie ustawimy to w ten sposób:

zakładka_diety_calosc_wyzywienia

Zapewniamy pracownikowi całodzienne wyżywienie a dieta należna pracownikowi wynosi 25% stawki wyjściowej i wynosi 12,25 EUR.

A co jeśli zapewniamy pracownikowi śniadanie i obiad, ale nie zapewniamy kolacji ? rozporządzenie mówi, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego, bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

Śniadanie – 15 % diety

Obiad – 30 % diety

Kolacja 30 % diety

Zapewniliśmy pracownikowi śniadanie i obiad – czyli dieta powinna być zmniejszona tylko o 15 % – śniadanie i 30% obiad, w programie zapiszemy to w ten sposób:

zakładka_diety_czesc_wyzywienia

Ekwiwalent pieniężny za wyżywienie –   paragraf 14 punkt 4 rozporządzenia mówi, że pracownikowi który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie dieta nie przysługuje, ale jeśli ekwiwalent jest mniejszy od przysługującej diety to przysługuje różnica między dietą a ekwiwalentem:

ekwiwalent_za_wyzywienie

 

Kurier dyplomatyczny – wg. nowych przepisów zwyżka nie może być stosowana – zostawiono w programie dla osób, które rozliczają delegacje sprzed 1 marca 2013.

 

kurier_dyplomatyczny

Ilość dni w szpitalu  – za każdy dzień (dobę) w szpitalu pracownikowi przysługuje tylko 25% diety.

ilosc_dni_szpital

2. Noclegi

Zakładka wygląda w następujący sposób:

Rozliczenie delegacji

Rozliczenie delegacji

Przepis mówi, że jeśli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg to przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu za nocleg. W powyższym przykładzie mamy Niemcy – gdzie limit za nocleg to 150 EUR, pracownik nie przedłożył rachunku, nocował 1 raz więc przysługuje mu 1*25% z 150 EUR czyli 37.50 EUR.

Jeśli jednak pracownik ma rachunek to wprowadzamy jego wartość w pola grupy Noclegi wg. rachunków.

nocleg_wg_rachunku

W tym przypadku pracownik przekroczył kwotę limitu na Niemiec za nocleg – limit to 150 EUR, pracownik zapłacił 200 EUR, nie blokujemy takiej sytuacji, jednak zaznaczamy ją widocznym na zrzucie komunikatem – Przekroczono limit za nocleg.

3. Przejazdy

przejazdy_dojazdy

Przejazdy z dworca i na dworzec – interpretacja przepisu który mówi, że:

„§ 17. 1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu
z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości
jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za
granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.”

oraz:

„2. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1,
wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.”

W programie realizujemy to w taki sposób, że operujemy polem wielokrotność np. jeśli mamy jeden przejazd tam i z powrotem to w polu wielokrotność ustawimy wartość 1. Jeśli natomiast mamy jeden przejazd tylko w jedną stronę to ustawimy wartość 0.5. Jeśli mamy jeden przejazd tam i z powrotem i jeden tylko tam to ustawimy wartość 1.5 itd itd itd. Reasumując – przejazd w jedną stronę to 0.5

z_dworca_na_dworzec_ilosc_przejazdow

powyższy przykład to jeden przejazd tam i z powrotem + jeden przejazd tylko tam

lub

trzy przejazdy w jedną stronę.

 Ryczałt komunikacja miejscowa  – przepis mówi:

„3. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi
przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za kaŜdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży
zagranicznej.”

i to dokładnie opisuje działanie tej funkcji

ryczalt_komunikacja_miejscowa

Samochód firmy

samochod_firmy

Podajemy tu koszty wynikające z rachunków (paliwo, naprawy etc.)

Samochód prywatny – rozliczenie delegacji

samochod_prywatny

Podajemy ilość kilometrów i wyliczana jest wartość jaką musimy zwrócić delegowanemu w oparciu o aktualną stawkę. Wartość jest wyliczana w PLN nawet dla delegacji zagranicznych ! (tak ma być)

Przejazdy inne rachunki

Podajemy tutaj koszty innych przejazdów – bilety lotnicze, autobusowe, taksówki itp.

przejazdy_inne_rachunki

 

4. Pozostałe wydatki  –  inne wydatki jakie pokrywamy delegowanemu – koszty leczenia, czy zwrot za bagaż – lub inne.

pozostale_wydatki

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pobieranie kursów walut

Obsługa programu

W paru miejscach programu musimy wpisać kurs waluty (zaliczki, rozliczenia delegacji). Okienko wpisywania kursu jest ujednolicone dla całego programu i wygląda następująco:

okienko kursu

Kurs możemy wpisać ręcznie, lub pobrać go z internetu używając w tym celu przycisku wyboru z listyprzycisk_wyboruPo wciśnięciu przycisku wyświetli nam się lista kursów walut dla wybranej waluty.

lista_kursow_walut

LIsta jest dostosowana do tego, aby kursy walut wpisywać ręcznie lub pobierać z internetu. Mamy tutaj następujące przyciski sterujące:

Przycisk Pobierz – przycisk służący do pobierania kursów z internet (tabela A udostępniana przez NBP). Po wciśnięciu tego przycisku wyświetli nam się okno z datą z jakiej życzymy sobie pobrać kurs:

pobieranie_kursu_data

Wybieramy interesującą nas datę. Jeśli tego dnia kurs był opublikowany to otrzymamy następujący komunikat:

kurs_ok_komunikat

A na liście kursów pojawi się pobrany przez nas kurs który wczytujemy używając klawisza Użyj

Jeśli NBP nie opublikował tego dnia kursu to otrzymamy komunikat:

nie_ma_kursu

Przycisk Dodaj – służy do ręcznego dodawania kursu:

kurs_recznie

Wpisujemy tutaj kurs, datę i przelicznik – podawany dla niektórych walut.

Przycisk Edytuj – służy do edycji wybranego z listy kursu.

Przycisk Usuń – usuwamy kurs.

Przycisk Wyjdź – wychodzimy z okna.

Przycisk Użyj – służy do przypisywania kursu wybranego z listy do pola „Kurs” okienka z którego wywoływaliśmy listę kursów

 

Delegacja wielokrotna – rozliczenie części zagranicznej – zakładka „Dane podstawowe”

Delegacje wieloktrotne, Rozliczanie wielokrotnych,

Pierwsza zakładka „Dane podstawowe” okna rozliczenia części zagranicznej delegacji wielokrotnej wygląda następująco:

czesc_zagraniczna_pierwsza_zakladka

[1]– Data rozliczenia

[2]– Kursy walut – wypełniamy tutaj kurs waluty dla rozliczenia, przed wyborem kursu z listy musi być wypełniony kraj docelowy. Program pobiera kod waluty z pola waluta kraju i dla tej waluty wyświetla listę kursów. Jak pobrać kurs waluty z internetu zostało opisane w tym artykule.

[3] – Kraj docelowy – wybieramy kraj rozliczenia – dla danego rozliczenia można wybrać tylko jeden kraj, ale pamiętajmy o tym, że rozliczenie delegacji może zawierać wiele rozliczeń z których każde może zawierać inny kraj.  Mamy tutaj takie pola jak:

Kraj docelowy –  nazwa kraju

Waluta kraju – waluta kraju.

Dieta – dieta jaka została ustalona dla wybranego  kraju.

Limit – limit za noclegi jaki został ustalony dla wybranego kraju.

Lista krajów diet i limitów zawarta w programie jest zgodna z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 i zawiera aktualnie obowiązujące dane. Jedak może się zdarzyć, że potrzebują Państwo użyć innych wartości – w takim wypadku zawsze można w pola, waluta kraju, dieta, czy limit wprowadzić swoje wartości.

[4] – Przejazdy – odcinki czasowe – tutaj wprowadzamy odcinki czasowe wg. danych delegowanego. Przykładowo:

Delegowany wyjechał z Wrocławia 19.01.2013 o godzinie 7:00.

Granicę z Niemcami przekroczył 19.01.2013 o godzinie 9:05.

W Niemczech przebywał do 21.01.2013 do godziny 21:00  (wtedy to przekroczył granicę z Polską). Pojechał do Opola gdzie był 22.01.2013 o godzinie 3:00.

Z Opola wyruszył znowu do Niemczech – granicę przekroczył 22.01.2013 o godzinie 7:00.

Tym razem w Niemczech przebywał tylko do 22.01.2013 do godziny 19.00 .

We Wrocławiu był 22.01.2013 o godzinie 21.00 i był to koniec delegacji.

Zakładamy, że chcemy w ten sposób rozliczyć delegację, żeby połączyć odcinki krajowe i zagraniczne (w tym wypadku niemieckie). Mamy zatem:

3 odcinki krajowe:

1. Od 19.01.2013  07:00 do 19.01.2013   09:05

2. Od 21.01:2013  21:00 do 22.01.2013   07:00

3. Od 22.01:2013  19:00 do 22.01.2013   21:00

oraz 2 zagraniczne:

1. Od 19.01.2013  09:05 do 21.01.2013   21:05

2. Od 22.01.2013   07:00 do 22.01:2013  19:00

Załóżmy, że wprowadziliśmy już odcinki w części krajowej rozliczenia (część krajowa jest opisana w tym artykule). Teraz przystępujemy do wprowadzania odcinków zagranicznych.

Po wciśnięciu przycisku sterującego Dodaj wyświetli nam się następujące okno:

przyklad_czastrwania

Jak widzimy mamy już wprowadzone odcinki czasowe części krajowej. Teraz czas na wprowadzenie odcinków niemieckich. Można je wprowadzić ręcznie, jednak proponujemy inne rozwiązanie:

Zaznaczamy dwa pierwsze odcinki polskie klikając myszką na polach zaznaczenia:

przykład_zaznaczenie

i wciskamy przycisk Zaproponuj. Efektem tego działania będzie to że, pola data od i data do wypełnią nam się wypełniając lukę czasową pomiędzy wcześniej zaznaczonymi odcinkami krajowymi – proszę się temu przyjrzeć na poniższych zrzutach ekranu:

Dwa odcinki krajowe pomiędzy które chcemy „wcisnąć” odcinek zagraniczny:

przyklad_dwa_odcinki_polskie

Zaznaczamy te dwa odcinki i wciskamy przycisk Zaproponuj, efekt działania będzie następujący:przyklad_wypelnienie_luki

Teraz wciskamy przycisk Przypisz i mamy:

przyklad_efekt

Po wypełnieniu odcinków czasowych wciskamy przycisk Zapisz – co powoduje zapisanie odcinków do rozliczenia.

===========================================================================

Rozliczenie części zagranicznej – zakładka Rozliczenie – część zagraniczna

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Delegacja wielokrotna – rozliczenie części krajowej

Delegacje wieloktrotne, Rozliczanie wielokrotnych

Okno rozliczenia części krajowej delegacji wielokrotnej wygląda w następujący sposób:

rozliczenie_wyjazdu_wielokrotne_czesc_krajowa

Mamy tutaj następujące pola lub grupy pól.

Data rozliczenia – data kiedy rozliczamy delegację – domyślnie ustawiana jest tutaj aktualna data.

[1] – Przejazdy odcinki czasowe – jest to lista odcinków czasowych w ramach aktualnego rozliczenia.  Trzeba pamiętać o tym, że czasy odcinków na tej liście zostaną zsumowane. Przykładowo-mamy delegację gdzie następują po sobie odcinki:

1. Polska

2. Niemcy

3. Polska

Jeśli na liście odcinków czasowych w ramach jednego rozliczenia krajowego umieścimy odcinek 1 i 3 – to ich czasy zostaną zsumowane i tak też zostaną naliczone diety i ryczałty. Gdybyśmy chcieli rozbić te odcinki – tzn. chcemy aby czasy się nie sumowały to wtedy odcinek 1 i 3 umieszczamy w osobnych rozliczeniach krajowych.

[2] – Noclegi wg. rachunków, Inne udokumentowane wydatki – pola gdzie wprowadzamy wartości sumy rachunków za noclegi i innych. Obok każdego z pól znajduje się przycisk „Załączone rachunki” który otwiera nam kartotekę rachunków w ramach bieżącego rozliczenia. Sumę rachunków z listy rachunków możemy przypisać do odpowiedniego pola w rozliczeniu przez użycie przycisku „Użyj” na liście rachunków.

[3] – Diety – wartości w tym wierszu są wyliczane na podstawie czasu trwania delegacji. Najpierw wyliczana jest ilość diet, następnie wynik mnożony jest przez stawkę ryczałtu. Suma tych działań jest ewentualnie umniejszana przez wartości z wiersza Posiłki [4]. Jest to zgodne z ustawą która weszła w życie 1 marca 2013 roku – gdzie jest określano, że dieta może być pomniejszona jeśli delegowanemu pracodawca zapewnił posiłek. I tak:

Za obiad odejmujemy 50% diety, za śniadanie i kolację po 25%

Jeśli chcemy aby dieta nie była brana do obliczeń odznaczamy zaznaczenie w kolumnie „Dolicz”

[4] – Posiłki – opisane w punkcie [3].

[5] – Noclegi ryczałtowe – ilość noclegów wynikająca z czasu trwania delegacji, pomnożona przez 150 % stawki diety. Jeśli pracodawca zapewnił delegowanemu nocleg to odznaczamy zaznaczenie w kolumnie „Dolicz” – wartość nie będzie wtedy brana do obliczeń.

[6] – Dojazdy – ilość noclegów wynikająca z czasu trwania delegacji. Jeśli nie chcemy by była brana do obliczeń  to odznaczamy zaznaczenie w kolumnie „Dolicz”.

[7] – Przejazdy krajowe – grupa 3 zakładek służąca do odnotowania kosztów nieryczałtowych.

1 – Samochód firmy – ewidencjonujemy tutaj (poprzez listę rachunków) koszty poniesione w czasie podróży samochodem służbowym – faktury za paliwo, parkingi, warsztaty.

krajowa_samochod_firmy

2 – Samochód prywatny – koszt użycia samochodu prywatnego wyliczony na  podstawie pojemności silnika, przejechanych kilometrów, oraz zryczałtowanej stawki za kilometr.

krajowa_samochod_prywatny

3 – Transport inny –  rachunki za transport inny – taksówki, samoloty, pociągi itp.

krajowa_transport_inny

[8] – Koszty razem – ogólna suma kosztów wyliczona na wypełnianej właśnie formatce.

[9] – Przyciski sterujące – „Przelicz powyższe wartości ” – wciskamy kiedy ręcznie zmieniliśmy jakieś wartości w Dietach i ryczałtach – nastąpi ponowne wyliczenie wartości. „Zeruj” – wciskamy jeśli chcemy zbiorczo wyzerować wartości naliczone przez program w Dietach i ryczałtach.

 

Delegacja Wielokrotna – rozliczanie delegacji

Delegacje wieloktrotne, Rozliczanie delegacji, Rozliczanie wielokrotnych

Po utworzeniu polecenia wyjazdu (opis w tym artykule) możemy przystąpić do rozliczenia delegacji.  W tym celu:

1. Edytujemy uprzednio utworzone polecenie wyjazdu (czyli po prostu naszą delegację). Dokonujemy tego poprzez wciśnięcie klawisza Edytuj na liście delegacji, bądź poprzez dwukrotne kliknięcie myszką na wybranej delegacji.

2. W otwartym oknie polecenia wyjazdu przechodzimy do zakładki Rozliczenia

polecenie_wyjazdu_zakladka_rozliczenie

W zakładce tej mamy 3 główne grupy

[1] – Lista rozliczeń – delegacja wielokrotna może zawierać wiele rozliczeń (wiele odcinków krajowych, wiele odcinków zagranicznych) – na tej liście wyświetlą się one w kolejności dodawania.

[2] – Panel podsumowań – mamy tutaj szybki wgląd jak będzie wyglądało nasze rozliczenie z pracownikiem po uwzględnieniu rozliczeń i wcześniej wypłaconych zaliczek. Dodatkowym elementem jest pole zaznaczenia „Na wydruku szczegółowym pokazuj tylko pozycje z kwotą większą niż 0” Jeśli pole to zostanie zaznaczone to nie będą drukowane puste pozycje z rozliczeń – tzn. jeśli np. pracownik nie korzystał z noclegu na rachunek to na wydruku wartość „Noclegi wg. rachunków” nie będzie reprezentowana.

[3] – Przyciski sterujące

– Krajowa – dodajemy rozliczenia odcinka krajowego delegacji.

– Zagraniczna – dodajemy rozliczenie odcinka zagranicznego.

– Edytuj – edytujemy wybrane na liście rozliczenie

– Usuń – usuwamy zaznaczone na liście rozliczenie.

– Drukuj – wydruk rozliczenia delegacji – wszystkie rozliczenia są sumowane i drukowane w formie zbiorczej.

Rozliczenie delegacji wielokrotnej – część krajowa zostało opisane w tym artykule.

Rozliczenie delegacji wielokrotnej – część zagraniczna zostało opisane w tym artykule oraz w tym artykule

 

 

 

Delegacja Wielokrotna – polecenie wyjazdu

Delegacje wieloktrotne, ,

Delegacja wielokrotna powstała w programie Profbi Delegacje 2013 wraz ze zmianą przepisów od 1 marca 2013 roku,  a konkretnie w wyniku możliwości rozliczania delegacji w wieloma miejscami docelowymi.

Aby wprowadzić i później rozliczyć delegację wielokrotną postępujemy w następujący sposób:

1. Na liście delegacji klikamy przycisk Dodaj Wielokrotną.

dodaj_wielokrotna

2. Wypełniamy polecenie wyjazdu dla delegacji wielokrotnej.

Polecenie_wyjazdu_wielokrotna

Mamy tutaj następujące grupy pól do wypełnienia

[1] – Numer delegacji – zostanie on nadany automatycznie po zapisaniu delegacji

[2] – Z dnia – data wystawienia polecenia wyjazdu.

[3] –  Delegowany – tutaj wybieramy z kartoteki pracownika – czyli delegowanego.

[4] – Dane wyjazdu:

– Cel wyjazdu – wartość możemy wybrać z słownika – opisujemy tutaj w jakim celu delegowaliśmy pracownika.

– Miejsce wyjazdu – podajemy tutaj główne miejsce wyjazdu

[5] – Samochód – wybieramy z kartoteki samochód jakim delegowany wybierze się w podróż.

[6] – Inny środek transportu – wybieramy z kartoteki inny środek transportu (np. samolot). W kartotece można zakładać pozycje zawierające kilka środków transportu np. oddzielone przecinkiem np. Prom, Samolot, Pociąg

[7] – Status delegacji – Rozliczona/ Nierozliczona – ustawienie pola służy naszej informacji i pozwala na niepokazywanie na liście delegacji tych rozliczonych (bądź odwrotnie – pokazywanie tylko tych rozliczonych).

 

 Rozliczanie delegacji wielokrotnej zostało opisane w tym artykule

 

 

 

 

Raport Kosztów Delegacji

Raportowanie, ,

Raport umożliwia sporządzanie zestawień wg. parametrów wstępnie zdefiniowanych przez nas (mogą je Państwo jednak dopasować do własnych upodobań). Aby wyświetlić listę parametrów wchodzimy w menu Ustawienia/ Koszty/ Parametry rodzajów kosztów. Wyświetli nam się następujące okienko:

parametry_zestawien

Okienko zawiera listę parametrów które znajdą się na zestawieniu.

Continue reading →

Współpraca programu z Excelem

Raportowanie, ,

Program ma możliwość eksportu danych do Excela. Działa to w ten sposób, że przygotowaliśmy specjalne arkusze Excela w których jest zawarty napisany w VBA program pobierający dane z programu Profbi Delegacje. Ze względu na wykorzystanie wbudowanego języka rozwiązanie działa tylko z Excelem.

Plik raportu i wszystkie pliki Excela, które będą dostarczane przez nas w przyszłości będą znajdowały się w podkatalogu XLS programu Profbi Delegacje. Jest to konieczne ze względu na dostęp do plików konfiguracyjnych programu wskazujących na położenie bazy danych.

Sposób działania jest następujący:

1. Na liście delegacji wciskamy przycisk „Raportowanie” który otwiera okno raportów programu:

wejscie_w_raportowanie

Continue reading →