Rozliczenie delegacji

Rozliczenie delegacji wielokrotnej – część zagraniczna – zakładka Rozliczenie część zagraniczna.

Zakładka służy do odnotowania kosztów delegacji i  wygląda w następujący sposób:

Okno składa się z 2 części

[1] Wyliczony na podstawie danych wprowadzonych w zakładce Dane podstawowe  czas trwania delegacji oraz wynikająca z niego ilość diet oraz noclegów.

Bardzo ważnym elementem tej części okna jest przycisk ten przycisk musimy zawsze uruchomić aby wyliczyć ewentualne należności z tytułu diet dla pracownika – skutek działania przycisku obserwujemy w części [2] okna.

[2] – Druga część okna to 4 zakładki

1. Diety

Zakładka jest interpretacją zapisów rozporządzenia dotyczących delegacji zagranicznej. Zacznijmy od wyżywienia. Przykładem niech będzie delegacja do Niemiec (dieta 49,00 EUR) gdzie delegowanemu (dla czytelności przykładu) przysługuje 1 dieta (czyli 49,00 EUR). Jeśli nie zapewniliśmy pracownikowi wyżywienia to przysługuje pełna dieta. Zdarza się jednak tak, ze pracownikowi zapewniliśmy całodzienne wyżywienie. Rozporządzenie mówi, że w takim wypadku pracownikowi przysługuje 25% diety – w programie ustawimy to w ten sposób:

Zapewniamy pracownikowi całodzienne wyżywienie a dieta należna pracownikowi wynosi 25% stawki wyjściowej i wynosi 12,25 EUR.

A co jeśli zapewniamy pracownikowi śniadanie i obiad, ale nie zapewniamy kolacji ? rozporządzenie mówi, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego, bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

Śniadanie – 15 % diety

Obiad – 30 % diety

Kolacja 30 % diety

Zapewniliśmy pracownikowi śniadanie i obiad – czyli dieta powinna być zmniejszona tylko o 15 % – śniadanie i 30% obiad, w programie zapiszemy to w ten sposób:

Ekwiwalent pieniężny za wyżywienie –   paragraf 14 punkt 4 rozporządzenia mówi, że pracownikowi który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie dieta nie przysługuje, ale jeśli ekwiwalent jest mniejszy od przysługującej diety to przysługuje różnica między dietą a ekwiwalentem:

 

Kurier dyplomatyczny – wg. nowych przepisów zwyżka nie może być stosowana – zostawiono w programie dla osób, które rozliczają delegacje sprzed 1 marca 2013.

 

Ilość dni w szpitalu  – za każdy dzień (dobę) w szpitalu pracownikowi przysługuje tylko 25% diety.

2. Noclegi

Zakładka wygląda w następujący sposób:

Przepis mówi, że jeśli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg to przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu za nocleg. W powyższym przykładzie mamy Niemcy – gdzie limit za nocleg to 150 EUR, pracownik nie przedłożył rachunku, nocował 1 raz więc przysługuje mu 1*25% z 150 EUR czyli 37.50 EUR.

Jeśli jednak pracownik ma rachunek to wprowadzamy jego wartość w pola grupy Noclegi wg. rachunków.

W tym przypadku pracownik przekroczył kwotę limitu na Niemiec za nocleg – limit to 150 EUR, pracownik zapłacił 200 EUR, nie blokujemy takiej sytuacji, jednak zaznaczamy ją widocznym na zrzucie komunikatem – Przekroczono limit za nocleg.

3. Przejazdy

Przejazdy z dworca i na dworzec – interpretacja przepisu który mówi, że:

„§ 17. 1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu
z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości
jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za
granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.”

oraz:

„2. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1,
wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.”

W programie realizujemy to w taki sposób, że operujemy polem wielokrotność np. jeśli mamy jeden przejazd tam i z powrotem to w polu wielokrotność ustawimy wartość 1. Jeśli natomiast mamy jeden przejazd tylko w jedną stronę to ustawimy wartość 0.5. Jeśli mamy jeden przejazd tam i z powrotem i jeden tylko tam to ustawimy wartość 1.5 itd itd itd. Reasumując – przejazd w jedną stronę to 0.5

powyższy przykład to jeden przejazd tam i z powrotem + jeden przejazd tylko tam

lub

trzy przejazdy w jedną stronę.

 Ryczałt komunikacja miejscowa  – przepis mówi:

„3. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi
przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za kaŜdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży
zagranicznej.”

i to dokładnie opisuje działanie tej funkcji

Samochód firmy

Podajemy tu koszty wynikające z rachunków (paliwo, naprawy etc.)

Samochód prywatny – rozliczenie delegacji

Podajemy ilość kilometrów i wyliczana jest wartość jaką musimy zwrócić delegowanemu w oparciu o aktualną stawkę. Wartość jest wyliczana w PLN nawet dla delegacji zagranicznych ! (tak ma być)

Przejazdy inne rachunki

Podajemy tutaj koszty innych przejazdów – bilety lotnicze, autobusowe, taksówki itp.

 

4. Pozostałe wydatki  –  inne wydatki jakie pokrywamy delegowanemu – koszty leczenia, czy zwrot za bagaż – lub inne.