Okno rozliczenia części krajowej delegacji wielokrotnej wygląda w następujący sposób:

Mamy tutaj następujące pola lub grupy pól.

Data rozliczenia – data kiedy rozliczamy delegację – domyślnie ustawiana jest tutaj aktualna data.

[1] – Przejazdy odcinki czasowe – jest to lista odcinków czasowych w ramach aktualnego rozliczenia.  Trzeba pamiętać o tym, że czasy odcinków na tej liście zostaną zsumowane. Przykładowo-mamy delegację gdzie następują po sobie odcinki:

1. Polska

2. Niemcy

3. Polska

Jeśli na liście odcinków czasowych w ramach jednego rozliczenia krajowego umieścimy odcinek 1 i 3 – to ich czasy zostaną zsumowane i tak też zostaną naliczone diety i ryczałty. Gdybyśmy chcieli rozbić te odcinki – tzn. chcemy aby czasy się nie sumowały to wtedy odcinek 1 i 3 umieszczamy w osobnych rozliczeniach krajowych.

[2] – Noclegi wg. rachunków, Inne udokumentowane wydatki – pola gdzie wprowadzamy wartości sumy rachunków za noclegi i innych. Obok każdego z pól znajduje się przycisk „Załączone rachunki” który otwiera nam kartotekę rachunków w ramach bieżącego rozliczenia. Sumę rachunków z listy rachunków możemy przypisać do odpowiedniego pola w rozliczeniu przez użycie przycisku „Użyj” na liście rachunków.

[3] – Diety – wartości w tym wierszu są wyliczane na podstawie czasu trwania delegacji. Najpierw wyliczana jest ilość diet, następnie wynik mnożony jest przez stawkę ryczałtu. Suma tych działań jest ewentualnie umniejszana przez wartości z wiersza Posiłki [4]. Jest to zgodne z ustawą która weszła w życie 1 marca 2013 roku – gdzie jest określano, że dieta może być pomniejszona jeśli delegowanemu pracodawca zapewnił posiłek. I tak:

Za obiad odejmujemy 50% diety, za śniadanie i kolację po 25%

Jeśli chcemy aby dieta nie była brana do obliczeń odznaczamy zaznaczenie w kolumnie „Dolicz”

[4] – Posiłki – opisane w punkcie [3].

[5] – Noclegi ryczałtowe – ilość noclegów wynikająca z czasu trwania delegacji, pomnożona przez 150 % stawki diety. Jeśli pracodawca zapewnił delegowanemu nocleg to odznaczamy zaznaczenie w kolumnie „Dolicz” – wartość nie będzie wtedy brana do obliczeń.

[6] – Dojazdy – ilość noclegów wynikająca z czasu trwania delegacji. Jeśli nie chcemy by była brana do obliczeń  to odznaczamy zaznaczenie w kolumnie „Dolicz”.

[7] – Przejazdy krajowe – grupa 3 zakładek służąca do odnotowania kosztów nieryczałtowych.

1 – Samochód firmy – ewidencjonujemy tutaj (poprzez listę rachunków) koszty poniesione w czasie podróży samochodem służbowym – faktury za paliwo, parkingi, warsztaty.

2 – Samochód prywatny – koszt użycia samochodu prywatnego wyliczony na  podstawie pojemności silnika, przejechanych kilometrów, oraz zryczałtowanej stawki za kilometr.

3 – Transport inny –  rachunki za transport inny – taksówki, samoloty, pociągi itp.

[8] – Koszty razem – ogólna suma kosztów wyliczona na wypełnianej właśnie formatce.

[9] – Przyciski sterujące – „Przelicz powyższe wartości ” – wciskamy kiedy ręcznie zmieniliśmy jakieś wartości w Dietach i ryczałtach – nastąpi ponowne wyliczenie wartości. „Zeruj” – wciskamy jeśli chcemy zbiorczo wyzerować wartości naliczone przez program w Dietach i ryczałtach.